Dalla progettazione fino al collaudo: un vademecum per le Pmi
COME SI ELABORA UN’OFFERTA IN UN’AZIENDA DI IMPIANTISTICA
Il settore impiantistico, con particolare riferimento alle piccole e medie imprese, è caratterizzato da strutture organizzative e processi complessi e multidisciplinari, che si susseguono in una serie di attività suddivise in processi principali, che a partire dall’acquisizione dell’ordine passano all’elaborazione dell’offerta, poi alla progettazione, fino allo sviluppo, realizzazione e collaudo della commessa.
Il primo processo analizzato in questa trattazione, è rappresentato dall’elaborazione dell’offerta, caratterizzata da un’attività di progettazione, mirata alla definizione degli aspetti tecnici dell’impianto, in grado di soddisfare le richieste del cliente in osservanza ai requisiti di legge. Tale fase ha come input i dati e informazioni forniti dal cliente e i dati acquisiti durante il sopralluogo, nonché i requisiti cogenti.
Il sopralluogo, quasi sempre necessario per verificare la fattibilità e gli aspetti logistici della commessa, deve essere regolarmente registrato, eventualmente su appositi supporti, per poi riesaminare i dati e le informazioni acquisite, per verificarne la correttezza e congruità, prima di essere utilizzati per l’elaborazione del progetto.
L’elaborazione di un progetto, anche se di massima, risulta necessario per mostrare fattivamente al cliente le soluzioni tecniche e strutturali che meglio soddisfano le sue esigenze, e per valutare le risorse da impegnare, in termini di uomini e mezzi necessari per la realizzazione dell’impianto, nei tempi e nei modi richiesti.
L’offerta economica scaturita, dovrebbe essere elaborata nella sua struttura definendo, per quanto sia possibile, con chiarezza e in modo dettagliato, le caratteristiche dell’impianto oggetto dell’ordine, i tempi di realizzazione, gli aspetti amministrativi, e tutto quanto sia necessario per definire i requisiti della commessa, nonché i riferimenti normativi applicabili.
Inoltre è consigliabile curare anche gli aspetti documentali dell’offerta, in termini di grafica, leggibilità, impaginazione, e tutto quanto possa dare un’immagine di efficienza, completezza, chiarezza e trasparenza.
Una volta elaborata l’offerta, è necessario che l’organizzazione riesamini i requisiti relativi al prodotto e specificati, allo scopo di essere certi che essi corrispondano a quanto specificato dal cliente, a quanto non precisato dal cliente ma impliciti del prodotto, che soddisfino i requisiti cogenti e i requisiti stabiliti dall’organizzazione stessa.
A seguito dell’esito positivo di tale riesame, l’offerta potrà essere trasmessa al cliente. Eventuali modifiche apportate successivamente, concordate con il cliente, saranno gestite dalle funzioni interessate e regolarmente registrate.
Una volta definito il flusso delle attività (il processo), che in questo caso vanno dalla richiesta di offerta alla sua emissione, tutto ciò che riguarda le modalità operative, le responsabilità, i controlli da effettuare e i supporti necessari per il corretto svolgimento delle attività, vengono formalizzate in appositi documenti interni all’organizzazione (procedure), conferendo ad essa una standardizzazione nella sua struttura operativa, con chiari supporti, responsabilità e punti di controllo.
Salvatore Cortese
consulente Claai per la qualità
dal Notiziario CLAAI – Novembre 2001
