Libro unico del lavoro. Adempimenti INAIL. Note INAIL Direzione Centrale Rischi n.7095 del 10/9/2008 e n. 7357 del 19/9/2008.
L’Inail, con la nota 7095 del 10 settembre, fornisce le prime indicazioni operative in tema di Libro Unico del Lavoro e ricorda le modalità di vidimazione del nuovo registro unico, indicando il comportamento da tenere nel periodo transitorio che si chiuderà il 16 gennaio 2009 (periodo di paga dicembre 2008).
Nel rimandare alla lettura della nostra precedente circolare in materia (LAV08189 del 9 settembre 2008), si evidenzia quanto segue sull’argomento:
– per i libri unici su supporti magnetici o sistemi di elaborazione automatica dei dati, non vi è obbligo di vidimazione. In tali casi, prima della messa in uso, dovrà essere trasmessa una comunicazione scritta alla Direzione Provinciale del Lavoro, indicando le caratteristiche tecniche del sistema.
– sono previste l’elaborazione e la riproduzione meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo con numerazione e vidimazione effettuata in sede di stampa del modulo continuo. In tal caso i soggetti interessati dovranno presentare una domanda all’INAIL, il quale provvederà ad inviare l’apposita autorizzazione, indispensabile per dare il via alla suddetta procedura.
Si segnala, per finire, che l’INAIL, con la nota del 19 settembre 2008, chiarisce quanto di seguito, in merito alla vidimazione del libro paga durante il regime transitorio: “si precisa che durante il periodo transitorio (dal 18 agosto 2008 al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008) i datori di lavoro che adempiono agli obblighi di istituzione e tenuta del Libro unico del lavoro attraverso la tenuta del libro paga, nelle due sezioni paga e presenze, possono continuare a tenere detto libro anche in forma manuale, nel rispetto delle nuove disposizioni intervenute in tema di tenuta, conservazione ed esibizione”.
Le note INAIL prot. 7095 del 10 settembre 2008 e prot. 7357 del 19 settembre 2008 nonché il fac-simile di richiesta di autorizzazione alla vidimazione con stampa laser, sono disponibili nel network confederale, area download – anno 2008 – cartella libro unico.
Si riportano, di seguito, per comodità di consultazione, le modalità operative fornite dall’INAIL nella nota di cui sopra.
Cordiali saluti
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LIBRO UNICO DEL LAVORO
MODALITA’ OPERATIVE INAIL
1. Elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo
1.1 Elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo con preventiva numerazione dei fogli mobili e vidimazione a cura delle Sedi INAIL.
In tale caso, il Libro unico del lavoro, prima di essere messo in uso, deve essere numerato in ogni pagina e vidimato presso una qualsiasi Sede dell’Istituto dai funzionari a ciò incaricati.
A decorrere dal 16 gennaio 2009 (termine di scadenza del regime transitorio), la vidimazione del Libro unico del lavoro va registrata in procedura Gestione Rapporto assicurativo (GRA) esclusivamente con riferimento al “Codice Cliente” e non più alla Posizione Assicurativa Territoriale (PAT), secondo le istruzioni tecniche che verranno impartite con successiva nota.
1.2 Elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo con numerazione e vidimazione effettuata, dai soggetti autorizzati dall’Inail, in sede di stampa del modulo continuo.
In tale caso gli Utenti (datori di lavoro, consulenti del lavoro, professionisti e gli altri soggetti abilitati) debbono presentare all’INAIL una richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa tipografica del tracciato dei moduli da utilizzare.
La richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa tipografica dei moduli può essere presentata presso una qualsiasi Sede dell’Istituto, anche se, per motivi pratici, è preferibile interessare la Sede INAIL più vicina alla tipografia incaricata ad eseguire le previste operazioni che consistono nell’apposizione del numero d’ordine e del logo dell’Istituto in fase di stampa tipografica del tracciato dei moduli da utilizzare.
La Sede interessata dovrà prendere contatti con la tipografia designata dall’Utente, presenziare alla stampa dei moduli ed eseguire sia la vidimazione sull’ultimo foglio del blocco che la registrazione in procedura GRA
A decorrere dal 16 gennaio 2009 (termine di scadenza del regime transitorio), la vidimazione del Libro unico del lavoro va registrata in procedura Gestione Rapporto assicurativo (GRA) esclusivamente con riferimento al “Codice Cliente” e non più alla Posizione Assicurativa Territoriale (PAT), secondo le istruzioni tecniche che verranno impartite con successiva nota
2. Stampa laser
Per questo sistema di tenuta del libro unico del lavoro, è prevista una iniziale richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa.
In particolare, gli Utenti debbono presentare ad una qualsiasi Sede Inail una iniziale richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser del Libro unico del lavoro.
Come detto nel paragrafo LIBRO UNICO DEL LAVORO – MODALITA’ DI TENUTA, il Libro unico del lavoro è costituito da un documento unitario, quanto a vidimazione, numerazione, registrazioni, tenuta e conservazione.
Pertanto, l’autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser del Libro unico del lavoro riguarda il Libro nel suo complesso, anche in caso di eventuale elaborazione separata del calendario delle presenze.
Tutti i soggetti autorizzati alla vidimazione in fase di stampa laser sono tenuti al rispetto delle seguenti condizioni:
– la stampa del tracciato deve essere conforme al fac-simile autorizzato
– il programma di elaborazione deve prevedere la data e l’ora di stampa di ogni foglio
– su ogni foglio devono, inoltre, essere riportati il numero progressivo della pagina, il numero di autorizzazione attribuito, la data di autorizzazione e il codice della Sede INAIL che ha rilasciato l’autorizzazione.
Rispetto ai previgenti adempimenti viene meno l’obbligo di produrre il prospetto riepilogativo mensile delle retribuzioni, nonché l’obbligo di inoltrare alla Sede INAIL, entro il 31 marzo dell’anno successivo a quello di riferimento, detto prospetto riepilogativo.
In coerenza con il nuovo disposto normativo, la modulistica attualmente in uso viene sostituita da un modello di richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser del Libro unico del lavoro, nonché da un modello di notifica del provvedimento di autorizzazione.
A decorrere dal 16 gennaio 2009 (termine di scadenza del regime transitorio), l’autorizzazione alla vidimazione del Libro unico del lavoro va registrata in procedura Gestione Rapporto assicurativo (GRA) esclusivamente con riferimento al “Codice Cliente” e non più alla Posizione Assicurativa Territoriale (PAT), secondo le istruzioni tecniche che verranno impartite con successiva nota.
3. Supporti magnetici e sistemi di elaborazione automatica dei dati
Il Libro unico del lavoro può essere tenuto con modalità informatiche e precisamente:
– su supporti magnetici, a condizione che ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate. Il documento informatico deve avere la forma di documento statico non modificabile e deve essere emesso, al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità, con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale
– con sistemi di elaborazione automatica dei dati che garantiscano la consultabilità dei dati in ogni momento, l’inalterabilità e l’integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche stabilite dal Codice dell’Amministrazione digitale.
In merito alle caratteristiche tecniche di detti sistemi, si fa rinvio a quanto indicato nella circolare n. 20/2008 del Ministero del lavoro, della salute e delle politiche sociali – paragrafo “Obbligo di istituzione e tenuta”.
Queste modalità informatiche di tenuta del Libro unico del lavoro sono sottratte all’obbligo di vidimazione e di autorizzazione da parte dell’INAIL.
Unico adempimento per i soggetti che si avvalgono di questa modalità di tenuta è l’inoltro di un’apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla Direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con l’indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.
