LIBRO UNICO DEL LAVORO – CIRCOLARE MINISTERO LAVORO N. 20/08

In attuazione degli articoli 39 e 40 della recente manovra finanziaria (D.L. 112/2008, convertito con modificazioni nella legge 6 agosto 2008, n.133), che al fine di semplificare gli adempimenti di natura formale nella gestione dei rapporti di lavoro hanno istituito il libro unico del lavoro (cfr circolare FIN08143 del 30 giugno 2008), il Ministero del Welfare ha ora provveduto ad emanare il decreto che fissa le modalità, i tempi di tenuta e di conservazione del citato libro unico e ne disciplina il regime transitorio (D.M. 9 luglio 2008, su G.U. n.192 del 18 agosto 2008).
Successivamente ha diramato la circolare n.20 del 21 agosto 2008 (su G.U. n.200 del 27.8.2008), recante istruzioni operative e chiarimenti per la tenuta, l’esibizione e la conservazione di tale documento.
Si ritiene utile illustrare, alla luce dei sopracitati provvedimenti, le nuove disposizioni sul libro unico.
Finalità e regime transitorio.
Il nuovo libro unico, obbligatorio per tutti i datori di lavoro privati, compreso quelli dell’autotrasporto (espressamente indicati nella circolare del Ministero del Lavoro) sostituirà gli attuali libro matricola e libro paga ed il registro dell’orario di lavoro degli autisti (già previsto dall’art.8 del D.lgv 234/2007) ed accorperà i dati in essi contenuti.
Il Decreto attuativo fissa un regime transitorio per il passaggio all’utilizzo di tale libro. Fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008, infatti, i datori di lavoro, possono adempiere agli obblighi di tenuta del libro unico, rispettando i criteri stabiliti dagli artt.39 e 40 del D.L. 112/08, mediante la corretta e regolare tenuta del libro paga, nelle sue sezioni paga e presenze debitamente compilate e aggiornate.
Si segnala che l’INAIL, a causa di lamentele pervenute da molti Consulenti del lavoro, con una nota datata 2 settembre (disponibile nel network – area download documentazione – anno 2008 del sito confederale), invita le proprie strutture territoriali a non esimersi dal vidimare i libri paga fino alla fine del regime transitorio.
Dal 18 agosto 2008 (data di entrata in vigore del D.M.), viene introdotto un nuovo termine per le annotazioni mensili le quali devono essere effettuate entro il giorno 16 del mese successivo a quello cui si riferiscono; sempre a decorrere da tale data, il libro matricola, il registro d’impresa ed il registro degli autisti, si intendono abrogati.
Obbligo di istituzione e modalità di tenuta
Il datore di lavoro ha l’obbligo di istituire un solo ed unico libro, anche in presenza di più posizioni assicurative e previdenziali e di più sedi assicurative.
Il libro unico può essere tenuto e conservato utilizzando uno dei seguenti sistemi:
– elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l’INAIL;
– stampa laser con autorizzazione preventiva da parte dell’INAIL;
– supporti magnetici su cui ogni singola scrittura costituisce documento informatico ed è collegato alle registrazioni effettuate in precedenza (tali sistemi sono sottratti ad obblighi di vidimazione e autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla DPL competente per territorio prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato).
Si precisa che tra i vari sistemi di tenuta non è più previsto quello manuale.
La circolare specifica che, in fase di stampa, ad ogni foglio che compone il libro unico deve essere attribuita una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli deteriorati o annullati.
Consulenti del lavoro e associazioni di categoria.
Si evidenzia che la nuova disciplina consente ora alle imprese di demandare totalmente la tenuta e conservazione del nuovo libro unico ai consulenti del lavoro o agli altri professionisti abilitati, tra cui si evidenziano espressamente i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane o delle altre piccole imprese. Al riguardo si precisa che si considerano piccole imprese quelle aventi meno di 50 dipendenti ed un fatturato annuo non superiore a 10 milioni di euro.
In conseguenza di ciò, le Associazioni territoriali della scrivente, all’uopo organizzate, potranno tenere il citato libro unico (unitamente alla buste paga) delle piccole imprese loro aderenti avvalendosi, per quelle maggiori, dell’ausilio di un consulente del lavoro.
In tal caso devono:
– ottenere delega scritta dal datore di lavoro, che può essere inserita anche nella lettera di incarico;
– inviare in via telematica all’INAIL con la prima richiesta di autorizzazione, un elenco dei suddetti datori di lavoro e del codice fiscale dei medesimi;
– dare comunicazione, in via telematica, all’INAL, entro 30 giorni dall’evento, dell’avvenuta acquisizione di un nuovo datore di lavoro e dell’interruzione di assistenza nei confronti di uno dei vecchi datori di lavoro.
Si sottolinea, poi, la possibilità, per i soggetti abilitati alla tenuta del libro paga unificato per più datori di lavoro, di utilizzare l’abilitazione in loro possesso con il vincolo di presentare all’INAIL, entro la fine del periodo transitorio, un elenco dei soggetti assistiti.
La numerazione unitaria dovrà essere unica per ciascuna autorizzazione.
Le sedi INAIL hanno la facoltà (anche su indicazione della Direzione provinciale del lavoro), di sospendere o revocare le autorizzazioni alla numerazione unitaria nei casi in cui la tenuta del libro unico del lavoro da parte del soggetto autorizzato mostri elementi di dolo o di gravi mancanze, sia riguardo alla tenuta unitaria che riguardo alle scritture eseguite.
Obblighi di registrazione: contenuti
Nel libro unico devono essere registrati:
– i lavoratori subordinati (a prescindere dalla qualifica o dalla tipologia professionale);
– i collaboratori coordinati e continuativi;
– i collaboratori coordinati e continuativi a progetto;
– i collaboratori coordinati e continuativi occasionali (c.d. mini-co.co.co.);
– gli associati in partecipazione con apporto di lavoro.
Per ciascuno dei lavoratori sopra indicati, devono essere indicati:
1. il nome e il cognome;
2. il codice fiscale;
3. la qualifica e il livello di inquadramento contrattuale (nei casi in cui ricorrono);
4. la retribuzione base;
5. l’anzianità di servizio;
6. le relative posizioni assicurative e previdenziali;
7. le somme a titolo di rimborso spese;
8. le trattenute a qualsiasi titolo effettuate;
9. le detrazioni fiscali;
10. i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare;
11.le prestazioni ricevute da Enti e Istituti previdenziali.
Le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario devono essere individuate specificatamente.
Ciascuna annotazione relativa allo stato di presenza o di assenza dei lavoratori, deve essere effettuata utilizzando una causale precisa e inequivocabile. Nel caso vengano annotati codici o sigle, il soggetto che cura la tenuta del libro unico dovrà rendere disponibile, al momento dell’esibizione dello stesso, anche la decodificazione utile alla piena comprensione delle annotazioni e delle scritture effettuate.
L’obbligo per il datore di lavoro di consegnare il prospetto paga ai propri lavoratori subordinati, può essere assolto fornendo loro la fotocopia di tale documento, anche se nella stessa non figurano i dati relativi al calendario delle presenze.
Luogo di tenuta e modalità di esibizione.
Il nuovo libro unico, deve essere conservato presso la sede legale del datore di lavoro o, in alternativa, presso lo studio dei consulenti del lavoro o degli altri professionisti abilitati, oppure presso la sede dei servizi e dei centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle piccole imprese, anche in forma cooperativa, sulla base e per gli effetti dell’articolo 5, comma 1, della legge 11 gennaio 1979, n.12.
Non sarà, quindi, più necessario conservare il libro unico sul luogo dove si svolge l’attività lavorativa, come era previsto per i libri paga e matricola.
In caso di ispezione nei luoghi di lavoro, diversi dalla sede legale dell’azienda, il libro unico potrà essere esibito anche a mezzo fax o posta elettronica, dal datore di lavoro che lo detiene nella sede legale, entro il termine espressamente indicato a verbale dagli organi di vigilanza.
I consulenti del lavoro e gli altri professionisti abilitati (comprese le associazioni di categoria), invece, devono esibire il libro unico non oltre i quindici giorni dalla richiesta espressamente indicata a verbale dagli organi di vigilanza.
Elenchi riepilogativi mensili per i datori di lavoro con oltre 10 dipendenti.
I datori di lavoro che impiegano oltre dieci lavoratori od operano con più sedi stabili di lavoro, devono esibire in caso di ispezione, su richiesta degli organi di vigilanza, elenchi riepilogativi mensili del personale occupato e dei dati individuali relativi alle presenze, alle ferie ed ai tempi di lavoro e di riposo, aggiornati all’ultima registrazione sul libro unico del lavoro, anche suddivisi per ciascuna sede. Il personale ispettivo ha la facoltà di richiedere tali elenchi relativi ai cinque anni che precedono l’accertamento.
Sede stabile di lavoro e computo dei lavoratori
Per sede stabile di lavoro si intende qualsiasi articolazione autonoma dell’impresa, stabilmente organizzata, che espleti in tutto o in parte, l’attività aziendale e sia dotata degli strumenti necessari, anche con riguardo alla presenze di uffici amministrativi.
Ai fini del calcolo dei lavoratori si computano i lavoratori subordinati, a prescindere dall’effettivo orario di lavoro svolto, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo, che siano iscritti sul libro unico del lavoro e ancora in forza.
Obbligo di conservazione
Il datore di lavoro ha l’obbligo di conservare il libro unico per 5 anni dalla data dell’ultima registrazione e di custodirlo nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali (privacy) di cui al Dlgs n.196/2003.
Tale obbligo riguarda anche i libri obbligatori in materia di lavoro dismessi, compreso il registro dell’orario di lavoro degli autisti.
Sanzioni.
Con l’introduzione del nuovo libro unico, cambiano anche le modalità ispettive ed il sistema sanzionatorio.
La circolare del Ministero del Lavoro, ricorda che la verifica del libro unico può essere effettuata dagli Ispettori delle Direzioni provinciali e regionali del lavoro, nonché dagli Ispettori degli Istituti ed Enti assicurativi (INPS, INAIL).
Si riporta, di seguito, una tabella riepilogativa delle sanzioni previste in caso di violazione alla normativa in esame.
VIOLAZIONE COMMESSA
SANZIONE
Mancata istituzione e tenuta del libro unico
da € 500 a € 2.500 (è prevista la diffida obbligatoria, la violazione può essere sanata pagando la sanzione minima)
Mancata o infedele registrazione dei dati con conseguente differenza di trattamento retributivo, previdenziale o fiscale
da 150 a 1.500 euro fino a 10 lavoratori
da 500 a 3.000 euro oltre 10 lavoratori
Tardiva registrazione dei dati sul Libro unico
da 100 a 600 euro fino a 10 lavoratori;
da 150 a 1.500 euro oltre i 10 lavoratori
Mancata esibizione del Libro unico tenuto dal datore di lavoro.
da 200 a 2.000 euro (non è ammessa la procedura di diffida)
Mancata esibizione del libro unico tenuto dalle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle piccole imprese o dai Caf
da 250 a 2.000 euro
da 500 a 3.000 euro se recidiva (non è ammessa la procedura di diffida)
Mancata esibizione del libro unico tenuto dal Consulente del lavoro o da dei professionisti abilitati
Da 100 a 1.000 euro
Se recidiva è data comunicazione immediata all’Ordine professionale di appartenenza (non è ammessa alla procedura di diffida)
Mancata conservazione del libro unico per cinque anni dall’ultima registrazione
Da 100 a 600 euro
La Maxisanzione
L’introduzione del libro unico, incide in maniera determinante sulla “maxisanzione” per lavoro sommerso. La maxisanzione consiste in una sanzione pecuniaria amministrativa da 1.500 a 12.000 euro per ciascun lavoratore che non risulti da scritture o da altra documentazione obbligatoria, maggiorata di 150 euro per ciascuna giornata di lavoro effettivo.
La circolare del Ministero del Lavoro stabilisce l’obbligo di redazione, da parte del personale ispettivo, di un “verbale di primo accesso ispettivo” nel quale devono essere esattamente identificati (anche tramite documento di identità) i lavoratori ed indicate con precisione, una volta accertate, le mansioni e le attività svolte dagli stessi. Nel verbale vanno inoltre rendicontate accuratamente eventuali modalità particolari di tenuta o di abbigliamento e di uso di attrezzature o macchinari.
Solo successivamente alla redazione di tale verbale, gli ispettori potranno richiedere al datore di lavoro la comunicazione obbligatoria di instaurazione del rapporto di lavoro (art.1, comma 1180, della legge 296 del 2006), ed il libro unico.
Nel caso non sia stata effettuata la comunicazione obbligatoria UniLav, non sia stata apposta nessuna registrazione sul libro unico e non sussista la possibilità di rilevare da altri adempimenti obbligatori assolti in precedenza (ad es. DM 10/2 e E-Mens), la volontà di non occultare il rapporto di lavoro, il personale ispettivo potrà applicare la maxisanzione e (se ne sussistono le condizioni) la sospensione dell’attività dell’impresa.
Nel caso di assunzioni effettuate per cause di forza maggiore o per avvenimenti di carattere straordinario, l’ispettore, prima di applicare la maxisanzione, deve accertare che non sussista un’oggettiva impossibilità di conoscere anticipatamente il numero e i nominativi dei lavoratori occupati.
La maxisanzione non si applica, inoltre, nel caso in cui il datore di lavoro, che si affida a consulenti o associazioni di categoria, non possa effettuare la comunicazione telematica del modello “UniLav” tramite questi ultimi perché chiusi per ferie, ed abbia preventivamente provveduto all’invio della comunicazione di assunzione a mezzo fax, utilizzando il modello “UniURG”.
Resta comunque fermo l’obbligo di invio della comunicazione ordinaria nel primo giorno utile dopo la riapertura degli studi professionali.
Dichiarazione di assunzione
L’introduzione del libro Unico ha reso necessaria la modifica delle norme riguardanti la consegna della dichiarazione di assunzione al lavoratore.
L’articolo 40, comma 2, del DL 112/2008 (ora legge 133/2008) dispone, infatti, che i datori di lavoro, (per adempiere agli obblighi previsti dal D. Lgs. N.152/1977), debbano fornire al lavoratore una copia della comunicazione obbligatoria di assunzione inviata telematicamente, oppure una copia del contratto individuale di lavoro.
La mancata consegna della dichiarazione di assunzione al lavoratore, prima dell’inizio dell’attività lavorativa, è punita con una sanzione amministrativa da 250 a 1.500 euro per ogni lavoratore interessato; il trasgressore è ammesso al pagamento della misura ridotta pari a 500 euro (art.16 della legge 689/1981). Qualora il datore di lavoro provveda a sanare quanto sopra su diffida del personale ispettivo, sarà ammesso al pagamento della cosiddetta “sanzione ridottissima” pari a 250 euro.